Nhiều doanh nghiệp xóa hoặc hủy hóa đơn, chứng từ ngay sau khi hết năm tài chính vì nghĩ đã quyết toán xong là hết trách nhiệm lưu trữ, dẫn đến thiếu hồ sơ khi bị thanh tra thuế những năm sau. Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán 2026 được chia thành 3 mức: 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn, tùy loại tài liệu.

Nguyên tắc chung khi tính thời hạn lưu trữ

Điểm nhiều người nhầm lẫn nhất: thời hạn lưu trữ được tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm (thường là ngày 31/12), không phải từ ngày lập hóa đơn hay chứng từ. Một hóa đơn lập vào tháng 1 và một hóa đơn lập vào tháng 12 cùng năm tài chính đều có cùng một mốc bắt đầu tính thời hạn lưu trữ.

3 mức thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán 2026

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán 2026 được phân theo 3 mức, tùy tính chất và mức độ quan trọng của tài liệu:

1. Lưu trữ tối thiểu 5 năm: áp dụng cho tài liệu không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán, mang tính quản lý điều hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không kèm theo hồ sơ tài sản, công nợ liên quan đến báo cáo tài chính.
2. Lưu trữ tối thiểu 10 năm: áp dụng cho nhóm chứng từ quan trọng, gồm chứng từ dùng để ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo quyết toán, tài liệu liên quan đến tài sản cố định, vốn đầu tư dự án và các tài liệu liên quan đến thay đổi cấu trúc doanh nghiệp (sáp nhập, chia tách, giải thể).
3. Lưu trữ vĩnh viễn: áp dụng cho tài liệu có giá trị lịch sử, ý nghĩa kinh tế, an ninh quan trọng, bao gồm báo cáo quyết toán đã được phê chuẩn chính thức. Người đứng đầu doanh nghiệp có thẩm quyền quyết định thêm những tài liệu nào cần lưu trữ vĩnh viễn dựa trên tính chất sử liệu của tài liệu đó.

Hóa đơn, chứng từ trực tiếp liên quan đến thuế thuộc mức nào?

Đây là câu hỏi doanh nghiệp quan tâm nhất: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, sổ kế toán chi tiết doanh thu-chi phí đều thuộc nhóm chứng từ dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nên áp dụng mức lưu trữ tối thiểu 10 năm, không phải 5 năm như nhiều người vẫn nghĩ.

Điều này có ý nghĩa quan trọng khi đối chiếu với thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế (5 năm cho hành vi trốn thuế, khai sai dẫn đến thiếu thuế) — việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ đủ 10 năm giúp doanh nghiệp luôn có đầy đủ căn cứ giải trình dù cơ quan thuế kiểm tra lại các kỳ tính thuế trong phạm vi 10 năm trở về trước.

Lưu trữ điện tử có thay thế được lưu trữ giấy không?

Hóa đơn, chứng từ kế toán có thể được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc giấy, miễn là đáp ứng yêu cầu về tính đầy đủ, có thể truy xuất và cung cấp được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra. Với hóa đơn điện tử vốn đã được khởi tạo và lưu trữ trên hệ thống ngay từ đầu, doanh nghiệp không bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ song song, nhưng cần đảm bảo dữ liệu điện tử được sao lưu an toàn, tránh mất dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc hết hạn sử dụng phần mềm.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần làm gì để lưu trữ đúng quy định?

1. Phân loại tài liệu ngay từ đầu theo 3 mức thời hạn: thiết lập hệ thống lưu trữ (thư mục điện tử hoặc kho lưu trữ vật lý) tách riêng theo từng mức 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn, tránh lẫn lộn gây khó khăn khi cần tra cứu.
2. Sao lưu dữ liệu điện tử định kỳ, có phương án dự phòng: đặc biệt với hóa đơn điện tử và sổ kế toán trên phần mềm, tránh rủi ro mất dữ liệu khi đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
3. Không tự ý hủy tài liệu khi chưa hết thời hạn lưu trữ: kể cả khi doanh nghiệp đã quyết toán xong, đã nộp đủ thuế, việc hủy tài liệu trước hạn vẫn có thể gây bất lợi nếu sau này phát sinh tranh chấp hoặc bị thanh tra hồi tố.

Hộ kinh doanh có phải tuân theo cùng quy định lưu trữ như doanh nghiệp không?

Về nguyên tắc, hộ kinh doanh cũng thuộc đối tượng áp dụng Luật Kế toán khi thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, nên các mức thời hạn lưu trữ 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn nêu trên cũng áp dụng tương tự. Từ khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế và bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ đúng thời hạn càng trở nên quan trọng hơn với nhóm đối tượng này, vì trước đây khi còn áp dụng thuế khoán, yêu cầu lưu trữ chứng từ ít khắt khe hơn.

Câu hỏi thường gặp về thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán 2026

Hóa đơn điện tử đã hủy trên hệ thống thuế có còn phải lưu trữ không? Có, hóa đơn dù đã bị hủy hoặc thay thế vẫn cần được lưu trữ đầy đủ kèm hồ sơ giải trình lý do hủy/thay thế, làm căn cứ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra lại.

Doanh nghiệp giải thể có còn phải lưu trữ chứng từ kế toán không? Có, doanh nghiệp giải thể vẫn phải bàn giao hoặc tiếp tục lưu trữ chứng từ kế toán đủ thời hạn quy định, đặc biệt các tài liệu liên quan đến quyết toán thuế và thay đổi cấu trúc doanh nghiệp (thuộc mức 10 năm).

Phiếu chi tiền mặt dưới 5 triệu đồng có cần lưu trữ 10 năm không? Không nhất thiết, nếu phiếu chi này chỉ mang tính quản lý điều hành nội bộ và không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính thì chỉ cần lưu trữ tối thiểu 5 năm; nhưng nếu phiếu chi gắn với một khoản chi phí được ghi nhận vào sổ kế toán thì vẫn thuộc mức 10 năm.

Kế toán ULTRA đồng hành cùng doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn, chứng từ đúng quy định

Với kinh nghiệm quản lý hồ sơ, chứng từ cho nhiều loại hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh, Kế toán ULTRA giúp thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học, đúng thời hạn, sẵn sàng đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Liên hệ Zalo/hotline 079 332 6006 để ULTRA tư vấn miễn phí cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ phù hợp với doanh nghiệp bạn. Xem thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho hộ kinh doanh 2026 trên ketoanultra.com.