Nhiều doanh nghiệp chỉ thực sự bắt tay chuẩn bị quyết toán thuế khi hạn nộp đã cận kề, dẫn đến rà soát vội vàng, dễ bỏ sót sai sót tích lũy cả năm. Chuẩn bị quyết toán thuế bài bản, chủ động từ sớm không chỉ giúp nộp hồ sơ đúng hạn mà còn giảm đáng kể rủi ro bị cơ quan thuế truy thu, xử phạt sau này.

Vì sao cần chuẩn bị quyết toán thuế sớm, không nên để sát hạn?

Quyết toán thuế là bước tổng hợp số liệu của cả một năm tài chính, trong khi phần lớn sai sót (thiếu hóa đơn, hạch toán sai kỳ, chi phí không đủ điều kiện được trừ) thường phát sinh rải rác suốt 12 tháng. Nếu để dồn đến sát hạn mới rà soát, doanh nghiệp gần như không còn thời gian bổ sung chứng từ hay điều chỉnh sổ sách kịp thời.

Chuẩn bị quyết toán thuế sớm, lý tưởng là ngay từ giữa năm tài chính, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý sai sót khi vẫn còn kịp bổ sung hóa đơn, giải trình với đối tác hoặc điều chỉnh hạch toán, thay vì phải chấp nhận bị loại chi phí khi đã quá muộn.

5 bước chuẩn bị quyết toán thuế với cơ quan thuế

Dưới đây là quy trình 5 bước Kế toán ULTRA thường áp dụng khi hỗ trợ khách hàng chuẩn bị quyết toán thuế:

• Bước 1 – Rà soát và đối chiếu sổ sách kế toán với chứng từ gốc: kiểm tra số dư các tài khoản trên sổ cái có khớp với chứng từ gốc, hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận hay không.
• Bước 2 – Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đầu ra: đảm bảo hóa đơn điện tử đã được cấp mã hoặc truyền dữ liệu đầy đủ tới cơ quan thuế, không có hóa đơn của các đơn vị đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh.
• Bước 3 – Đối chiếu số liệu giữa các sắc thuế: so sánh doanh thu kê khai thuế GTGT hằng tháng/quý với doanh thu quyết toán thuế TNDN cả năm, và đối chiếu quỹ lương thực chi với số liệu quyết toán thuế TNCN.
• Bước 4 – Rà soát các khoản chi phí có rủi ro bị loại: đặc biệt chú ý chi phí lãi vay vượt khống chế, chi phí không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
• Bước 5 – Chuẩn bị hồ sơ và chủ động làm việc với cơ quan thuế nếu có vướng mắc: với những khoản mục còn chưa rõ cách xử lý, doanh nghiệp nên hỏi ý kiến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị tư vấn trước khi nộp tờ khai, thay vì tự suy đoán.

kế toán trọn gói

Chỉ từ 500k/tháng

Có ngay bộ máy kế toán chuyên nghiệp – chính xác – tận tâm, tư vấn và làm việc nhanh chóng, đảm bảo các nghĩa vụ thuế – pháp lý, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển

Liên hệ ngay

Những giấy tờ cần chuẩn bị khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán tại doanh nghiệp

Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra quyết toán tại trụ sở, doanh nghiệp cần sẵn sàng: sổ sách kế toán đầy đủ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, toàn bộ hóa đơn, chứng từ thanh toán gốc, hợp đồng kinh tế liên quan đến các giao dịch lớn, bảng lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội đối chiếu với chi phí nhân công đã hạch toán.

Việc sắp xếp hồ sơ theo từng khoản mục, có bảng kê chi tiết đi kèm, giúp buổi làm việc với đoàn kiểm tra diễn ra nhanh gọn hơn và hạn chế tối đa việc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Rủi ro nếu chuẩn bị quyết toán thuế sơ sài

Một doanh nghiệp dịch vụ từng chủ quan không rà soát hóa đơn đầu vào trước khi quyết toán, dẫn đến việc sử dụng hóa đơn của một nhà cung cấp đã bị cơ quan thuế xác định ngừng hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Toàn bộ chi phí liên quan bị loại khi quyết toán, phát sinh thêm thuế TNDN phải nộp cùng tiền chậm nộp, dù giao dịch mua bán trên thực tế là có thật.

Trường hợp này hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, thay vì chỉ phát hiện ra khi đã quá muộn để thay thế chứng từ.

Câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị quyết toán thuế

Nên bắt đầu chuẩn bị quyết toán thuế từ khi nào trong năm? Lý tưởng nhất là rà soát sổ sách theo từng quý, thay vì dồn toàn bộ công việc chuẩn bị quyết toán thuế vào 1-2 tháng cuối năm tài chính. Cách làm này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những khoản chi phí thiếu chứng từ hoặc hạch toán chưa đúng, còn đủ thời gian bổ sung trước khi lập tờ khai chính thức.

Doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ phát sinh có cần chuẩn bị quyết toán thuế bài bản như doanh nghiệp lớn không? Có. Quy mô nhỏ không đồng nghĩa với rủi ro thấp; trên thực tế, doanh nghiệp nhỏ thường thiếu nhân sự kế toán chuyên trách để rà soát thường xuyên, nên càng cần một quy trình chuẩn bị quyết toán thuế rõ ràng để không bỏ sót các khoản mục quan trọng.

ULTRA hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế từ sớm

Kế toán ULTRA cung cấp dịch vụ rà soát sổ sách định kỳ trong năm, giúp doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế chủ động thay vì “chạy nước rút” vào phút chót. Với kinh nghiệm xử lý hơn 2.296 hồ sơ thuế, đội ngũ Kế toán ULTRA nắm rõ những điểm cơ quan thuế thường tập trung kiểm tra ở từng loại hình doanh nghiệp.