Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán?

Kế toán là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng một bộ phận kế toán hoàn chỉnh ngay từ đầu. Với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ hoặc đơn vị đang trong quá trình phát triển, thuê dịch vụ kế toán có thể là một phương án giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn lực chuyên môn mà không cần tổ chức ngay một phòng kế toán riêng.

Ngược lại, khi quy mô giao dịch lớn và doanh nghiệp cần nhân sự kế toán làm việc thường xuyên tại nội bộ, việc xây dựng đội ngũ riêng có thể phù hợp hơn. Vậy khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán? Dưới đây là những tình huống doanh nghiệp có thể cân nhắc.

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa cần xây dựng phòng kế toán riêng

Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp đã bắt đầu phát sinh các công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ, kê khai thuế, sổ sách và các nghĩa vụ báo cáo theo quy định.

Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu, số lượng giao dịch thường chưa nhiều. Việc tuyển dụng và duy trì một bộ phận kế toán riêng có thể chưa thực sự cần thiết.

Trong trường hợp này, dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp có nguồn lực xử lý các công việc chuyên môn trong khi vẫn có thể tập trung nhân sự và ngân sách cho hoạt động kinh doanh chính.

Đây cũng là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp thiết lập cách quản lý chứng từ và số liệu ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi hoạt động mở rộng mới bắt đầu chuẩn hóa lại hệ thống.

Khối lượng công việc chưa đủ để tuyển kế toán toàn thời gian

Không ít doanh nghiệp chỉ phát sinh một lượng hóa đơn và chứng từ tương đối nhỏ mỗi tháng. Nếu tuyển một nhân sự kế toán toàn thời gian, doanh nghiệp không chỉ phát sinh chi phí tiền lương mà còn có các khoản liên quan đến tuyển dụng, bảo hiểm, phúc lợi, đào tạo, phần mềm và quản lý nhân sự.

Trong khi đó, nhu cầu thực tế có thể chỉ tập trung vào một số công việc như:

• Xử lý và hạch toán chứng từ;
• Kê khai thuế;
• Theo dõi sổ sách kế toán;
• Lập báo cáo tài chính;
• Tư vấn các vấn đề kế toán – thuế phát sinh.

Đối với khối lượng công việc như vậy thì việc duy trì một vị trí toàn thời giantrở thành phương án khá tốn kém, thuê ngoài có thể là phương án đáng cân nhắc hơn về phân bổ nguồn lực.

Một kế toán đang phải kiêm quá nhiều công việc

Một tình huống khác thường xuất hiện ở doanh nghiệp nhỏ là chỉ có một nhân sự phụ trách gần như toàn bộ công việc liên quan đến kế toán, thuế, hóa đơn, công nợ và đôi khi cả hành chính – nhân sự.

Vấn đề không nhất thiết nằm ở năng lực của kế toán mà vì khi một người phải xử lý quá nhiều đầu việc, thời gian dành cho những công việc kiểm tra như đối chiếu số liệu, rà soát hồ sơ hay theo dõi các vấn đề bất thường có thể bị hạn chế.

Một số dấu hiệu doanh nghiệp nên chú ý gồm:

• Chứng từ thường xuyên được xử lý dồn vào cuối kỳ;
• Công nợ, ngân hàng hoặc tồn kho không được đối chiếu định kỳ;
• Hồ sơ thiếu chỉ được phát hiện khi cần lập báo cáo;
• Chỉ một người nắm phần lớn dữ liệu kế toán;
• Không có bước kiểm tra lại số liệu trước khi kê khai hoặc lập báo cáo.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần công việc để giảm tải và bổ sung nguồn lực kiểm soát.

Doanh nghiệp có kế toán nội bộ nhưng thiếu lớp kiểm tra độc lập

Đối với những doanh nghiệp đã có nhân sự phụ trách hằng ngày, đơn vị bên ngoài vẫn có thể đảm nhiệm một vai trò khác như rà soát số liệu, tư vấn thuế hoặc kiểm tra những nghiệp vụ phức tạp.

Vấn đề này đặc biệt đáng cân nhắc khi doanh nghiệp:

• Chưa có kế toán trưởng;
• Không có người kiểm tra lại công việc của kế toán;
• Xuất hiện nhiều nghiệp vụ mới hoặc phức tạp;
• Doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán, kiểm toán hoặc làm việc với cơ quan quản lý;
• Ban lãnh đạo cần nâng cao độ tin cậy của số liệu.

Như vậy, lựa chọn không nhất thiết chỉ có hai phương án “kế toán nội bộ” hoặc “dịch vụ kế toán”. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp cả hai tùy theo nhu cầu thực tế.

Doanh nghiệp thường xuyên gặp vướng mắc về kế toán – thuế

Trong quá trình kinh doanh có thể xuất hiện nhiều tình huống như hóa đơn lập sai, khoản chi chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị, hợp đồng có cách xử lý thuế đặc thù hoặc doanh nghiệp nhận được yêu cầu từ cơ quan thuế.

Nếu kế toán nội bộ thường xuyên phải tự tìm cách xử lý những vấn đề vượt ngoài kinh nghiệm hiện có, doanh nghiệp có thể cần thêm nguồn lực chuyên môn bên ngoài.

Khi đó, giá trị của dịch vụ kế toán không chỉ nằm ở việc lập tờ khai hay báo cáo mà còn ở khả năng hỗ trợ doanh nghiệp xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.

 

Doanh nghiệp đang phát triển nhưng hệ thống kế toán chưa theo kịp

Một hệ thống phù hợp khi doanh nghiệp có vài chục giao dịch mỗi tháng chưa chắc vẫn phù hợp khi số lượng giao dịch tăng lên nhiều lần. Khi doanh nghiệp phát triển, những thay đổi thường xuất hiện đồng thời:

Doanh thu tăng → hóa đơn tăng → nhân sự tăng → công nợ phức tạp hơn → nghiệp vụ nhiều hơn → yêu cầu quản lý số liệu cao hơn.

Nếu nguồn lực kế toán không thay đổi tương ứng, những dấu hiệu quá tải có thể bắt đầu xuất hiện. Chứng từ được xử lý chậm hơn, đối chiếu bị trì hoãn, số liệu cần nhiều thời gian tổng hợp và việc kiểm soát phụ thuộc ngày càng nhiều vào một vài cá nhân.

Đây là thời điểm doanh nghiệp nên đánh giá lại mô hình kế toán hiện tại và cân nhắc việc bổ sung nhân sự, thuê ngoài một phần hoặc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói.

Thuê dịch vụ kế toán có phù hợp với mọi doanh nghiệp không?

Thuê dịch vụ kế toán là một phương án tổ chức nguồn lực, không phải lựa chọn mặc định cho mọi doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, cần kế toán trực tiếp phối hợp với nhiều phòng ban hoặc cần dữ liệu quản trị cập nhật liên tục, việc xây dựng đội ngũ kế toán nội bộ có thể phù hợp hơn.

Tương tự, nếu doanh nghiệp đã có:

• Bộ phận kế toán đầy đủ nhân sự;
• Phân công trách nhiệm rõ ràng;
• Quy trình xử lý và kiểm soát ổn định;
• Người chịu trách nhiệm rà soát số liệu;
• Đủ năng lực xử lý các nghiệp vụ phát sinh;

thì chưa chắc cần thuê dịch vụ kế toán trọn gói.

Trong trường hợp cần thêm chuyên môn hoặc một lớp kiểm soát, doanh nghiệp có thể chỉ sử dụng dịch vụ tư vấn hoặc rà soát theo nhu cầu.

Có kế toán nội bộ rồi có cần thuê dịch vụ kế toán không?

Doanh nghiệp cần nhìn vào những khoảng trống mà nguồn lực hiện tại chưa giải quyết được, thay vì chỉ nhìn vào việc đã có hay chưa có nhân viên kế toán, tức là việc này có thể không cần thiết nếu doanh nghiệp cảm thấy yên tâm với công việc của kế toán nội bộ hiện tại.

Ví dụ, kế toán nội bộ có thể đảm nhiệm tốt việc xử lý chứng từ và công việc hằng ngày, trong khi đơn vị bên ngoài hỗ trợ rà soát số liệu, cập nhật chính sách hoặc tư vấn những nghiệp vụ phức tạp.

Ngược lại, với doanh nghiệp nhỏ chưa có nhiều nghiệp vụ, thuê ngoài toàn bộ công việc kế toán có thể phù hợp hơn việc tuyển riêng một nhân sự.

Vì vậy, câu hỏi phù hợp không chỉ là:

“Doanh nghiệp đã có kế toán chưa?”

Mà nên là:

“Nguồn lực kế toán hiện tại đã đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp chưa?”

Trước khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Khi đã xác định thuê ngoài là phương án phù hợp, bước tiếp theo là lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp không nên chỉ so sánh mức phí mà cần làm rõ ít nhất các vấn đề:

>> Năng lực chuyên môn: Đơn vị có kinh nghiệm với ngành nghề và loại hình doanh nghiệp tương tự không?

>> Phạm vi công việc: Gói dịch vụ bao gồm những công việc nào và công việc nào tính phí riêng?

>> Quy trình kiểm soát: Số liệu sau khi xử lý có được rà soát hoặc kiểm tra lại không?

>> Khả năng hỗ trợ: Khi xuất hiện vấn đề về hóa đơn, thuế hoặc yêu cầu giải trình, phạm vi hỗ trợ đến đâu?

>> Khả năng đồng hành: Khi quy mô và nghiệp vụ của doanh nghiệp thay đổi, đơn vị có đủ nguồn lực tiếp tục đáp ứng hay không?

Quan trọng hơn việc tìm một dịch vụ có mức phí thấp là xác định phạm vi công việc và năng lực của nhà cung cấp có phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hay không.

Khi nào nên cân nhắc dịch vụ kế toán trọn gói?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc dịch vụ kế toán khi nguồn lực hiện tại bắt đầu xuất hiện một hoặc nhiều vấn đề:

• Chưa cần hoặc chưa đủ nguồn lực xây dựng phòng kế toán riêng.
• Khối lượng công việc chưa đủ để tuyển nhân sự toàn thời gian.
• Kế toán hiện tại đang quá tải hoặc kiêm nhiệm nhiều công việc.
• Thiếu người rà soát và kiểm soát lại số liệu.
• Thường xuyên phát sinh những vấn đề cần tư vấn chuyên môn.
• Quy mô doanh nghiệp tăng nhưng hệ thống kế toán chưa theo kịp.

Thuê ngoài không có nghĩa doanh nghiệp chuyển toàn bộ trách nhiệm cho một bên khác. Điều quan trọng là lựa chọn được mô hình tổ chức kế toán phù hợp với quy mô, nhu cầu quản trị và nguồn lực hiện tại.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc phương án thuê ngoài, hãy tìm hiểu cụ thể dịch vụ kế toán trọn gói gồm những công việc gì, quy trình thực hiện ra sao và phạm vi hỗ trợ đến đâu trước khi đưa ra quyết định.