Không ít doanh nghiệp bị cơ quan thuế loại một khoản chi phí ra khỏi chi phí được trừ dù đã có hóa đơn đầy đủ, chỉ vì thiếu một điều kiện tưởng chừng nhỏ như chứng từ thanh toán. Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện, thiếu một điều kiện là toàn bộ khoản chi bị loại.

3 điều kiện để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ cả 3 điều kiện sau, không được thiếu bất kỳ điều kiện nào:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: không tính các khoản chi mang tính cá nhân, không phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định: hóa đơn phải đúng loại, đúng nội dung, đúng thời điểm lập theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên: áp dụng cho từng lần mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), thanh toán bằng tiền mặt cho khoản này sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Vì sao điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt dễ bị bỏ sót nhất?

Trong 3 điều kiện trên, điều kiện thứ ba là nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán, vì nhiều kế toán chỉ tập trung kiểm tra hóa đơn mà quên đối chiếu hình thức thanh toán thực tế.

Lỗi thường gặp: mua hàng nhiều lần trong tháng từ cùng một nhà cung cấp, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng cộng dồn trong hợp đồng hoặc đơn hàng vượt ngưỡng — trường hợp này vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu bản chất là một giao dịch được chia nhỏ, tránh doanh nghiệp cố tình tách nhỏ để né quy định.

Các khoản chi đáng chú ý khi xét chi phí được trừ

Ngoài việc đáp ứng 3 điều kiện chung, Nghị định 320/2025/NĐ-CP còn quy định cụ thể một số nhóm chi phí đặc thù:

1. Chi cho nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân viên, tài trợ giáo dục/y tế: được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng đúng quy định.
2. Chi phục vụ hoạt động của tổ chức đảng, công đoàn trong doanh nghiệp: được trừ theo quy định, không bị coi là chi phí không liên quan đến sản xuất kinh doanh.
3. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn không được bồi thường: được tính vào chi phí được trừ nếu có biên bản xác nhận và hồ sơ chứng minh giá trị tổn thất thực tế.
4. Chi hủy hàng hóa hư hỏng, lạc hậu: cần có biên bản kiểm kê, đánh giá và quyết định hủy hàng theo đúng quy trình nội bộ, tránh bị coi là chi phí không hợp lý.

Doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị loại chi phí khi quyết toán?

1. Rà soát chứng từ thanh toán song song với hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch: không chờ đến cuối kỳ mới kiểm tra, tránh phát hiện thiếu chứng từ khi đã quá muộn để bổ sung.
2. Thiết lập quy trình nội bộ cho các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên: yêu cầu bắt buộc thanh toán qua ngân hàng, chuyển khoản hoặc các hình thức không dùng tiền mặt khác ngay từ đầu.
3. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng cho các khoản chi đặc thù: như tài trợ, nghiên cứu khoa học, tổn thất thiên tai, tránh chỉ có hóa đơn mà thiếu hồ sơ giải trình đi kèm.

Điểm khác biệt giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai khái niệm dễ nhầm lẫn: chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 là khoản chi đáp ứng đủ 3 điều kiện đã nêu, được khấu trừ khỏi doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế. Ngược lại, chi phí không được trừ (như tiền phạt vi phạm hành chính, chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh, chi vượt định mức khống chế theo quy định) vẫn được ghi nhận trên sổ sách kế toán nhưng phải loại trừ khi tính thuế TNDN, làm tăng thu nhập chịu thuế thực tế so với lợi nhuận kế toán.

Việc không phân biệt rõ hai khái niệm này khiến nhiều doanh nghiệp tính sai số thuế TNDN phải nộp, đặc biệt khi có các khoản chi phí phúc lợi, chi phí tiếp khách vượt mức khống chế nhưng vẫn được hạch toán như chi phí thông thường trên báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý gì về chi phí được trừ?

Với doanh nghiệp mới thành lập, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 ngay từ những tháng đầu hoạt động rất quan trọng, vì đây là giai đoạn dễ phát sinh nhiều khoản chi chưa quen thuộc (chi phí thành lập, chi phí mua sắm ban đầu, chi phí thuê mặt bằng trả trước nhiều kỳ).

1. Phân bổ đúng các khoản chi trả trước nhiều kỳ: như tiền thuê nhà trả trước cả năm cần phân bổ dần vào từng kỳ tính thuế tương ứng, không được tính toàn bộ vào chi phí của kỳ đầu tiên.
2. Lưu giữ đầy đủ hóa đơn ngay từ giao dịch đầu tiên: tránh tình trạng doanh nghiệp mới hoạt động chưa có quy trình chứng từ chặt chẽ, dẫn đến thiếu hóa đơn hợp lệ cho các khoản chi phát sinh ban đầu.

Câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Mua hàng giá trị 4 triệu đồng, thanh toán tiền mặt có bị loại khỏi chi phí được trừ không? Không, vì dưới ngưỡng 5 triệu đồng nên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng 2 điều kiện còn lại.

Doanh nghiệp chia nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu đồng để tránh yêu cầu chứng từ ngân hàng có được không? Không được, nếu cơ quan thuế xác định đây là một giao dịch bị chia nhỏ nhằm né quy định, toàn bộ khoản chi vẫn bị yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và có thể bị loại nếu không đáp ứng.

Chi phí tài trợ cho hoạt động từ thiện có được tính vào chi phí được trừ không? Chỉ được trừ nếu tài trợ đúng đối tượng, đúng mục đích theo quy định (như tài trợ giáo dục, y tế được nêu cụ thể) và có đầy đủ hồ sơ chứng minh; tài trợ tự phát không đúng đối tượng quy định thường không được tính vào chi phí được trừ.

Kế toán ULTRA đồng hành cùng doanh nghiệp xác định đúng chi phí được trừ khi quyết toán thuế

Với kinh nghiệm rà soát chứng từ, hóa đơn cho nhiều loại hình doanh nghiệp, Kế toán ULTRA giúp doanh nghiệp xác định đúng khoản chi nào được trừ, thiết lập quy trình chứng từ chặt chẽ ngay từ đầu để tránh bị loại chi phí khi quyết toán.

Liên hệ Zalo/hotline 079 332 6006 để ULTRA rà soát miễn phí quy trình chứng từ chi phí của doanh nghiệp bạn. Xem thêm miễn thuế thu nhập doanh nghiệp dưới 1 tỷ đồng 2026 trên ketoanultra.com.