Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh mặc định rằng mọi giao dịch đều phải xuất hóa đơn điện tử, dẫn đến lập hóa đơn thừa cho những nghiệp vụ nội bộ không cần thiết. Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có 7 nhóm trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử.

Đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ 2026

Trước khi xem các trường hợp được miễn, cần nắm rõ nguyên tắc chung: theo Điều 2 và Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử, hình thức hóa đơn giấy tự in bị loại bỏ hoàn toàn từ 01/7/2026.

Một số nhóm ngành đặc thù được bổ sung sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, gồm doanh nghiệp kinh doanh ngân hàng, doanh nghiệp chứng khoán, doanh nghiệp tài sản mã hóa, và doanh nghiệp dịch vụ hỗ trợ giao dịch các-bon. Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, ngưỡng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc kết nối dữ liệu là doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc khi bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu.

7 trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử 2026

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử 2026 gồm:

1. Hoạt động thương mại lập bảng kê thu mua: hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng thuộc diện lập “bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ” theo quy định pháp luật thuế TNDN, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Thu nhập từ cho thuê bất động sản: hộ kinh doanh, cá nhân có thu nhập từ hoạt động cho thuê nhà, đất, mặt bằng.
3. Cung cấp sản phẩm số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: nội dung số như giải trí, trò chơi, phim, nhạc, quảng cáo số cung cấp cho khách hàng ở nước ngoài.
4. Đại lý chuyên biệt đã bị khấu trừ thuế tại nguồn: đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, người bán hàng đa cấp, khi công ty chính đã thực hiện khấu trừ thuế thay.
5. Giao dịch tài chính đặc thù: tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, giao dịch mua bán ngoại tệ, sản phẩm tài chính phái sinh.
6. Điều chuyển tài sản nội bộ: góp vốn bằng tài sản; điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hoặc giữa các đơn vị thành viên; điều chuyển tài sản khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.
7. Cho mượn tài sản không thu tiền: cho mượn máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ mà không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Vì sao cần phân biệt đúng trường hợp được miễn xuất hóa đơn?

Việc xác định sai — lập hóa đơn thừa cho giao dịch được miễn, hoặc bỏ sót không lập hóa đơn cho giao dịch bắt buộc — đều gây rủi ro cho doanh nghiệp. Lập hóa đơn thừa cho giao dịch nội bộ (như điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên) có thể làm sai lệch doanh thu kê khai, ảnh hưởng đến số thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Ngược lại, bỏ sót lập hóa đơn cho giao dịch không thuộc diện miễn (ví dụ nhầm tưởng cho thuê bất động sản luôn được miễn hoàn toàn, trong khi thực tế còn phụ thuộc vào việc hộ kinh doanh có đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay không) có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần làm gì khi có giao dịch thuộc diện miễn?

Dù không phải lập hóa đơn điện tử, các giao dịch thuộc 7 trường hợp trên vẫn cần được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán:

1. Lập chứng từ nội bộ thay thế: như phiếu xuất kho, biên bản điều chuyển tài sản, hợp đồng góp vốn, làm căn cứ ghi nhận nghiệp vụ kế toán.
2. Lưu giữ hồ sơ chứng minh giao dịch thuộc diện được miễn: để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, tránh bị hiểu nhầm là bỏ sót doanh thu.
3. Rà soát lại định kỳ các giao dịch phát sinh: vì một số trường hợp (như cho thuê bất động sản, đại lý xổ số, bảo hiểm) có điều kiện áp dụng cụ thể, cần đối chiếu lại nếu có thay đổi về hình thức hợp tác hay đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp có hoạt động thuộc nhiều nhóm khác nhau cần xử lý thế nào?

Trên thực tế, một doanh nghiệp có thể vừa có giao dịch thuộc trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử 2026 (ví dụ điều chuyển tài sản nội bộ), vừa có giao dịch bắt buộc phải xuất hóa đơn (bán hàng cho khách bên ngoài). Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phân loại rõ từng nghiệp vụ theo tính chất giao dịch, không áp dụng chung một cách xử lý cho toàn bộ hoạt động.

Cách làm an toàn nhất là xây dựng danh mục các loại giao dịch phát sinh thường xuyên của doanh nghiệp, đối chiếu với 7 trường hợp được miễn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ đó có quy trình xử lý riêng cho từng loại, tránh để nhân viên kế toán tự quyết định theo cảm tính khi phát sinh nghiệp vụ mới.

Câu hỏi thường gặp về trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử 2026

Hộ kinh doanh cho thuê nhà đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử thì có còn được miễn không? Không, nếu đã chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn phải lập hóa đơn cho hoạt động cho thuê, không được áp dụng diện miễn nữa dù về nguyên tắc thuộc trường hợp được miễn.

Góp vốn bằng tài sản vào công ty mới có cần xuất hóa đơn không? Không cần lập hóa đơn điện tử, nhưng vẫn cần lập biên bản góp vốn, chứng từ định giá tài sản góp vốn để làm căn cứ ghi nhận sổ sách và xác định giá trị vốn góp.

Đại lý bảo hiểm bán sản phẩm cho khách có phải xuất hóa đơn cho từng khách hàng không? Không cần, nếu công ty bảo hiểm chính đã thực hiện khấu trừ thuế thay và xuất hóa đơn theo quy định; đại lý không phải lập hóa đơn riêng cho hoa hồng hoặc doanh số bán được.

Kế toán ULTRA đồng hành cùng doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định hóa đơn điện tử

Với kinh nghiệm tư vấn hóa đơn, chứng từ cho nhiều loại hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh, Kế toán ULTRA giúp xác định đúng trường hợp phải xuất hóa đơn hay được miễn, tránh sai sót khi kê khai thuế.

Liên hệ Zalo/hotline 079 332 6006 để ULTRA tư vấn miễn phí trường hợp cụ thể của doanh nghiệp, hộ kinh doanh bạn. Xem thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên ketoanultra.com.